Cosa prevede il Regolamento UE 679/2016 riguardo al trattamento di materiale fotografico o multimediale che vede come soggetti gli alunni di una scuola?
Il Regolamento non è particolarmente chiaro su come si dovrebbero gestire questo tipo di dati e dunque la responsabilità di creare una policy adeguata per il loro utilizzo ricade su ogni singola scuola. Per avere una panoramica ampia vediamo come altre Istituzioni Scolastiche in Europa gestiscono le immagini degli studenti; cominciamo il viaggio partendo proprio dal Regno Unito.
Sul sito del Garante per la Privacy nel Regno Unito possiamo trovare un articolo dedicato alle “foto a scuola” ma, in un disclaimer in testa all’articolo, il Garante afferma che le linee guida presentate potrebbero non essere aggiornate in compliance con il GDPR ma che, nonostante ciò, possono rappresentare un buon punto di partenza per assicurare la tutela dei dati dei ragazzi sui siti istituzionali.
La protezione dei dati degli alunni, ovviamente, è il fulcro di queste direttive; è tassativo evitare fotografie o riprese video di primi piani di uno studente, didascalie troppo dettagliate o che includano dettagli e informazioni superflue. Si dovrebbe quindi condividere solo lo stretto necessario, in modo da garantire la privacy dei ragazzi ed evitare episodi di cyberbullismo o perfino grooming, che potrebbero scaturire se gli utenti online avessero accesso a più informazioni del dovuto.
Si ribadisce che i genitori o tutori degli alunni ritratti in foto da pubblicare su siti istituzionali o perfino da condividere entro le mura scolastiche devono concedere il consenso informato scritto, che possono poi revocare in qualsiasi momento. Si dovrebbe infatti anche creare una policy per assicurare che il processo per ritirare il consenso sia il più efficiente possibile e che le immagini possano essere eliminate dai siti web gestiti dall’istituzione nel minor tempo possibile.
La chiave sembrerebbe essere dunque il consenso esplicito da parte dei genitori, rilasciato nei modi previsti (con adeguata informativa).
Il garante copre anche il caso in cui una scuola utilizzi foto di alunni ormai non più frequentanti o ha intenzione di continuare ad usare immagini di ragazzi ben dopo che abbiano lasciato la scuola (oltre il tempo “strettamente necessario” imposto dalla privacy by default): in entrambi i casi, nell’informativa si deve specificatamente richiedere il consenso per l’uso prolungato delle immagini e stabilire esattamente i termini dell’utilizzo.
Ecco quindi i form per il consenso di alcune scuole britanniche:

  • Brentside Primary Academy specifica i diversi tipi di trattamento, interno ed esterno, e nella sezione compilabile presenta quattro opzioni (pubblicazione dell’immagine all’interno dell’edificio scolastico, nei materiali promozionali della scuola o altri documenti ufficiali, sul display digitale della scuola all’ingresso o comunque all’interno del perimetro della struttura e sul sito internet) che il genitore o tutore dello studente dovrebbe selezionare.
Form del consenso della Brentside Primary Academy
  • Brichington Church of England Primary School presenta 10 tipi di trattamento a cui il genitore o tutore dovrebbe dare il consenso, partendo da foto individuali o di gruppo “acquistabili” dai genitori, all’utilizzo di fotografie all’interno della struttura scolastica e in eventi istituzionali fino ad arrivare alle immagini al fine di identificare lo studente in caso di particolari necessità mediche. Infine, la scuola chiede il consenso ad utilizzare la foto dello studente in maniera permanente (rimuovendo altre informazioni identificative) per display fotografici della scuola fino alla loro sostituzione.
  • Ralph Sadleir School presenta, come Brichington, il consenso per l’utilizzo delle foto a scopi commerciali (Prospetto della Scuola, Brochure, poster…), ed aggiunge come opzioni il consenso per la pubblicazione di immagini fotografiche e persino materiali multimediali e non, prodotti dallo studente, sui canali istituzionali, specificandone il sito web; il form presenta inoltre l’opzione del consenso per la ripresa video, o trasmissione tramite webcam, dello studente.
Form del consenso dellaRalph Sadleir School

Dai form emergono differenti bisogni delle scuole in relazione alla loro presenza nel web; si evincono i diversi livelli di “online presence” delle varie Istituzioni Scolastiche ma l’unico aspetto in comune, riguardo le foto e le riprese video, è il consenso scritto e informato dei genitori o dei responsabili dei minori, l’user online più vulnerabile.

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